Temporaire, régulier, pour tous ou seulement quelques éléments de l’entreprise : le télétravail est un sujet qui prend de l’ampleur, surtout dans les métiers des NTIC et ceux de la bureautique. Travailler de chez soi, pour éviter du temps de transport, le bruit d’un open space, est attirant pour certains collaborateurs. Pour les managers, c’est le doute et aussi la crainte que le salarié faiblisse en efficacité : pas facile de travailler à distance … Et pourtant, en suivant quelques bonnes pratiques, la mise en place du télétravail peut être une option séduisante et économique pour booster la productivité et le bien-être des collaborateurs.
Le télétravail, une idée séduisante
Qu’est-ce que le télétravail ?
Le télétravail s’inscrit comme une nouveauté sur le marché français de l’emploi, c’est pourtant une routine de travail en vogue dans les pays anglo-saxons (avec en tête les Etats-Unis) depuis plus de 7 décennies. Nombreuses sont les entreprises qui par choix, ou par contraintes économiques, spatiales ou de ressources humaines disponibles, optent pour cette d’organisation du travail.
Attention, le télétravail, ce n’est pas travailler avec des collaborateurs autonomes et indépendants (des freelances). On parle bien de collaborateurs de l’entreprise (salariés), qui effectuent à distance (depuis chez eux ou ailleurs) à l’aide des outils de communication numériques, un travail qu’ils auraient pu faire dans les locaux de l’entreprise.
Le télétravail n’est pas (en tout cas, dans sa vocation première), un aménagement du temps de travail. La plupart des télétravailleurs font les mêmes volumes horaires que leurs collègues au bureau, aux mêmes heures (pour travailler de concert), ils sont simplement dans un lieu géographique différent. Cela dit, le télétravail offre une souplesse qui, si elle va de pair avec une entente cordiale et de confiance avec l’employeur, peut tolérer des variations d’horaires (commencer plus tôt, finir plus tard ou rattraper des heures à des moments où l’entreprise bureau est fermée …) mais ces aménagements restent à l’appréciation de chacun.
Que dit la loi ? Elle ne cadre pas particulièrement cette question ! Depuis une ordonnance du 22 septembre 2017 (relative à la prévisibilité et la sécurisation des relations de travail), le télétravail n’a plus besoin de figurer dans le contrat de travail du salarié. C’est une entente collective ou individuelle entre le manager et le salarié, appuyée par une charte ou simplement un accord oral ou écrit. Une flexibilité qui ouvre la voie à de nombreuses perspectives, toujours assorties de deux éléments indispensables : le respect et la confiance.
Loin des yeux, loin du cœur ? Les appréhensions que suscite le télétravail
Par méconnaissance et un manque de recul sur cette organisation du travail (sans parler de notre culture française, qui n’est pas toujours tournée vers un management en termes de projets, mais plutôt en termes de valorisation du temps de travail), le télétravail fait peur et suscite des appréhensions.
Du côté de la direction de l’entreprise, les managers ne disposent pas (encore) des outils adéquats pour aménager le suivi des projets des collaborateurs à distance. La peur de la perte d’efficacité est aussi une source de résistance : le salarié fera-t-il ses heures ? Sera-t-il disponible lorsqu’on aura besoin de lui ? L’effet « boule de neige » mine aussi les dirigeants qui ont peur de voir tous leurs employés réclamer le télétravail. La dernière crainte, souvent justifiée mais pour laquelle des alternatives existent, c’est celle de limiter ou détériorer l’esprit d’équipe. Comment créer de la cohésion avec des membres éparpillés ?
Préserver l’esprit d’équipe
Du côté des salariés, même si c’est plutôt d’eux que vient la mise en place du télétravail, l’isolement est un vecteur de doute. Travailler de chez soi demande de la pugnacité, de l’organisation, une concentration à toute épreuve.
Organiser le télétravail dans l’entreprise, sereinement !
Le télétravail a pourtant beaucoup d’avantages ! Pour l’entreprise, c’est une source non négligeable d’économies : sur les locaux et les dépenses courantes de chauffage, électricité, postes de travail … L’efficacité est également au rendez-vous car elle se traduit par une augmentation du bien-être des employés (si le télétravail est une chose qui les enthousiasme), une meilleure affectation du temps de travail car en limitant les transports en commun, on maximise la disponibilité brute. Il en découle souvent de la diminution du l’absentéisme, car si avec un rhume certains rechignent à faire 2h de transports en commun pour se rendre à leur bureau, en travaillant de chez soi on est plus confortable et prêt à travailler même si la forme est moindre … L’implication des salariés, lorsqu’un suivi précis des tâches est mis en place, peut être vraiment améliorée, l’expérience le prouve !
Pour les salariés, c’est un renforcement de l’autonomie qu’ils aiment prendre à bras le corps, pour se prouver à eux-mêmes et à leurs managers, qu’ils sont à la hauteur de la confiance qui leur est accordée. Les économies sont là aussi sur le temps de transport, le coût de celui-ci. La gestion du quotidien s’en verra grandement améliorée, avec un peu d’organisation. Pour les personnes sensibles au bruit, la concentration est maximisée et donc, la productivité.
D’une manière générale, le télétravail est une option tout à fait favorable au désenclavement des territoires. Dans les zones rurales, les « tiers-lieux » s’organisent. Ces locaux-bureaux qui permettent à plusieurs salariés en télétravail de se regrouper, de profiter d’une vie sociale tout en étant rattachés à une entreprise en ville. D’un point de vue environnemental, on limite les mouvements pendulaires entreprise-habitation qui sont polluants, énergivores et coûteux.
Par où commencer pour mettre en place le télétravail ? Par un audit de l’entreprise, pour analyser les postes susceptibles d’en bénéficier. Toutes les fonctions ne sont pas propices à la délocalisation, les assistant(e)s de direction, ceux qui utilisent des documents non dématérialisés ou qui travaillent en équipe, ne pourront pas convertir leur métier au télétravail. Un audit par une structure tierce peut permettre d’étudier de manière objective l’entreprise pour dresser une carte des postes concernés. Le télétravail commence souvent par les nouvelles recrues, des métiers qui d’office, bénéficient de cette organisation.
Rédiger une charte précise, selon le cœur de métier de l’entreprise et chaque fiche de poste, permet d’éviter bien des malentendus. Qu’attendez-vous de votre collaborateur, selon son poste, ses responsabilités au quotidien ? Mettre des mots sur les fonctions précises de chacun permet de se rendre compte si le travail peut être réalisé à distance ou non. Mettre des objectifs réguliers et élaborer des outils pour les suivre permet de souder une confiance et un rythme de travail qui sera bénéfique à tous.
Des objectifs précis sont nécessaires pour encadrer le télétravailleur
Vous recrutez ? Le télétravail est un levier d’embauche intéressant … Selon le poste à pourvoir, spécifier la possibilité d’un télétravail partiel ou complet, va élargir votre zone de prospection et intéresser de nouveaux candidats.
Rhéplik peut vous accompagner pour la mise en place du télétravail dans votre société par le biais de plusieurs étapes :
– Réalisation d’un audit de votre entreprise
– Définition de fiches de poste claires et précises
– Aide au recrutement de nouveaux collaborateurs
– Mise en place d’une charte de télétravail et aménagement des outils
Concernant les outils, la question est résolue depuis de nombreuses années, des logiciels, applications (sur ordinateurs de bureau, Smartphone …) permettent d’organiser, souvent gratuitement et de manière tout à fait professionnelle, les tâches de chacun et leur date de réalisation. Les outils des chefs de projet ont la côte (outils de gestion de projet en ligne), ainsi que les tableurs, les drives, calendrier partagés … De nos jours, le numérique est une aide précieuse et indispensable ! Plus d’excuses de ce côté-là !
